SEPA Zahlungsverkehre

Zahlungsanweisungen, Lastschriften, Mandate, Sammlerreferrenzen, Gläubiger-ID

 

SEPA-Funktionen für den Zahlungsverkehr!

Die SEPA-Funktionen für Zahlungsanweisungen und Lastschriften sind in der Software integriert und stehen zur Verfügung. Hierzu wurde der Programmteil "Clearing-Datentransfer" erheblich ausgebaut und mit erweiterten Zahlungstransferdaten sowie dem neuen Bankkontenverzeichnis mit integrierter Gläubiger-ID-Verwaltung versehen.

 

Der Aufruf des Clearing-Programmteils erfolgt entweder aus den Programmteilen "Forderungen", "Verbindlichkeiten", "Terminverbindlichkeiten" oder aus dem Hauptmenü "Finanzbuchhaltung -> Clearing- Datentransfer".

 

 

Das Clearing-Modul läßt die Wahl des Zahlungsverkehrstransfers zwischen DTA und SEPA zu:

 

 

Für den SEPA-Modus im XML-Format stehen zusätzliche Merkmale zur Verfügung (Sammler-/Einzelbuchung- Wahl, Nachrichten-, Sammler- und Lastschrift-Referrenzen sowie Anzeige der Mandantsdaten zu den Debitoren).

 

Während SEPA-Überweisungen recht einfach und ähnlich dem bisherigen Verfahren gehandhabt werden können, sind für SEPA-Lastschriften erheblich zusätzliche Daten erforderlich (s.u.)!

 

Bankkontenverzeichnis (Identifikationen)

Im Clearing-Datentransfer-Modul ist die Gläubiger-ID-Verwaltung integriert, die somit zentral für alle Bankkonten der Hausverwaltung genutzt werden kann. Je nach Einstellungen in der Mandantverwaltung werden diese Bankkonten global oder objektorientiert zusammengefaßt.

 

Woher kommen die Bankkontendaten?

In der Mandantenverwaltung - Stammdaten Fibu - der Software können bis zu 4 "Hauskonten" (Bankverbindungen) zum Mandanten (Objekt) zugewiesen werden (über den AdressCode aus dem allgemeinen Adressbuch). Dabei werden auch entsprechende Zahlungskenner für die "AutoBC"-Funktion zugewiesen, die für die automatischen Buchungen verwendet werden. - Diese Bankkonten werden jeweils automatisch in das Bankkontenverzeichnis übernommen!

In den Zahlungsverkehrsmodulen (Forderungen, Verbindlichkeiten, Terminverbindlichkeiten) kann ebenfalls jeweils ein Bankkonto zugewiesen werden (ebenfalls über AdressCode), wobei diese im Allgemeinen einem der "Hauskonten" in der Mandantenverwaltung entsprechen. Auch diese Konten werden automatisch in das Bankkontenverzeichnis übernommen! Jedes Bankkonto erscheint dabei natürlich jeweils nur einmalig im Verzeichnis.

 

(Alle Bankkontendaten samt Kontoinhaberdaten werden sind zunächst im Adressbuch "Allgemein/Kreditoren" als Stammdatensatz angelegt und stehen dann im gesammten System zur Verfügung, auch wenn Änderungen erfolgen müssen!)

 

Damit stehen die jeweils verwendeten Bankkonten für die erforderlichen Daten zum SEPA-Zahlungsverkehr an zentraler Stelle im Clearing-Bankkontenverzeichnis zur Verfügung.

 

Gläubiger-ID, Einreicher-ID

Im Bankkontenverzeichnis des Clearing- Datentransfer-Moduls können die Gläubiger-ID (Kontoinhaber) zu allen Bankkonten eingegeben werden. Zusätzlich wird hier auch ein möglicher "Einreicher" der Transferdaten verwaltet, der ebenfalls mit eigener ID versehen werden muss. Im SEPA-Datentransfer wird zwischen dem Kontoinhaber (Gläubiger) und dem "Einreicher" der SEPA-Nachricht unterschieden. Sind Kontoinhaber und Einreicher gleich, so sollten beide Datenbereiche dieselben Daten enthalten.

 

Datenbearbeitung Bankkontenverzeichnis

Das Bankkontenverzeichnis im Clearing-Transfer-Modul kann bearbeitet werden:

• Gläubiger-ID, Einreicher-Name und -ID können direkt bearbeitet werden (Tabelleneditorfunktionen). Name und Vorname des Bankkontoinhabers ("Gläubiger") werden dem zentralen Stammdatensatz des Adressbuchs Allgemein/Kreditoren entnommen, wo die Bankkonten ursprünglich angelegt wurden. Dadurch ist immer ein eindeutiger Bezug zum Stammdatensatz gegeben, der im gesamten Programm genutzt wird.
• Kopier- und Einfügefunktionen können über die Standardbefehle STRG+C (Kopieren) und STRG+V (Einfügen) genutzt werden. So lassen sich leicht "Name,Vorname" und "Gläubiger-ID" beispw. für die Zellen des "Einreichers" nutzen.
• Einzelne Positionen können gelöscht werden. Dies ist dann sinnvoll, wenn das Bankkonto nicht mehr genutzt wird oder die aus den Stammdaten entnommenen Daten - wie Name und Vorname - nachbearbeitet wurden (im Adressbuch!).
• Achtung: Die Gläubiger- und Einreicher-ID werden mit Löschen der Bankkontopositionszeile ebenfalls gelöscht!
• Neue Bankkonten werden aus den jeweiligen Bereichen wie oben beschrieben automatisch in das Bankkontoverzeichnis übernommen.
• Die Sicherung der Daten erfolgt jeweils automatisch.

 

 

Die "Gläubiger-ID" selbst ist bei der Deutschen Bundesbank zu beantragen! Zu Testzwecken kann eine "Test-Gläubiger- Identifikationsnummer" DE98ZZZ09999999999 verwendet werden. Solche Tests sollten mit der Hausbank abgesprochen werden!

 

Neben der Gläubiger-ID werden für das SEPA-Lastschriftverfahren weitere Daten benötigt:

• Mandatsreferenz bestehend aus Mandats-ID und Signaturdatum (- >Adressbücher der Software)
• Lastschrifttyp - Einmalig, Dauerhaft, Erstmalig, Letztmalig (->Adressbücher der Software)

 

Weitere Daten für den SEPA- Zahlungstransfer für Lastschriften und Überweisungen:

• Nachrichten-Referenznummer - wird je SEPA-Nachricht vom Clearing- Modul automatisch generiert
• Sammler-Referenznummer - wird je SEPA-Sammler vom Clearing-Modul automatisch generiert
• Zahlung-Referenznummer - wird je SEPA-Zahlungsanweisung vom Clearing-Modul automatisch generiert
• Sammler-/Einzelbuchungswahl - die SEPA-Transferdatei kann entsprechend gekennzeichnet werden, ABER: Es muss eine entsprechende Vereinbarung mit der Bank getroffen werden, welches Verfahren angewendet werden DARF!

 

Die Referenznummern werden von der Software mit Kennzeichen (Z/L), Datum- Stunden-Stempel (jjmmddhh) und automatischem Zähler generiert. Die generierten SEPA-XML-Dateien werden - auch zur weiteren Verwendung in dem einstellbaren "Transferverzeichnis" gespeichert. XML-Dateien sind Textdateien, die auch mit dem in der Software integrierten Dokumenten-Editor angeschaut werden können. Die "ladbaren Dokumentenformate" wurden hierzu um das "*.xml"-Format erweitert.

 

SEPA/DTA-Banksammler

Insbesondere bei SEPA-Lastschriften sind die besonderen Bedingungen zu beachten! So sind Lastschriften als "Sammler" nur auf dem elektronischen Wege (SEPA- Datei) möglich. Nur mittels "besonderer Vereinbarung" darf in Zukunft ein Einzelbuchungsverfahren bei Lastschriften erfolgen.

 

Das Clearing-Zahlungstransfer Modul ist mit einem einfachen und unproblematischen "Banksammler- System" ausgestattet.

 

Banksammler-Funktion

Die Sammler-Funktion wird mit Markierung des entsprechenden Parameters "Sammler" aktiviert.

Dadurch werden mit Ausführung der Erstellung ("Start Transferdatei") alle Zahlungsanweisungen (Überweisungen und Lastschriften) neben der Transferdatei in einer Sammlerdatei vorgehalten.

 

Sammler-Referenz

Mit den SEPA-Funktionen wurde auch die erforderliche "Sammler-Referenz" eingeführt. Diese Referenznummer wird vom Clearing-Modul der Software automatisch generiert und stellt eine eindeutige Referenz dar. Sie besteht aus der Kennung "SML", Mandantnummer, einem Datum/Zeit-Stempel und einem fortlaufenden Zähler. -

Beispiel: SML0051305090804

 

Sammler-Dateibezeichnung

Die automatisch erstellte Sammlerdatei wird im eingestellten Transferverzeichnis gespeichert. Dabei wird der Dateiname aus der IBAN des Auftragskontos (enthält Bankleitzahl und Kontonummer des Bankkontos), Zahlungstypkennzeichen und Sammlerreferenznummer zusammengesetzt, so daß ein Auffinden leicht möglich wird. -

Beispiel: "DE02100900001200003005_Z_SML0051305090804.tsv"

Transferverzeichnis

Alle Dateien zum Bankenzahlungsverkehr - also Transferdateien, Sammlerdateien, Bankumsätze - sollten in dem einstellbaren Transferverzeichnis (global oder mandantenorientiert) verwaltet werden. So ist alles an einer Stelle verfügbar.

 

Sammler auch im DTA-Format

Die Banksammlerfunktion kann auch für das DTA-Format genutzt werden! Der Inhalt entspricht dem der SEPA-Funktion, die Dateibezeichnung wird jedoch aus Bankleitzahl, Kontonummer, Zahlungstypkennzeichen und Sammlerreferenznummer zusammengesetzt. -

Beispiel: "10090000_1200003005_Z_SML0051305090803.tsv"

 

Buchung der Sammlerdaten in der Buchhaltung

Die Sammler-Datei hat ein übliches Format für Bankumsatzdateien (.csv, .tsv) und kann daher direkt in den Zahlungsverkehrs-Programmteilen (Forderungen, Verbindlichkeiten) eingelesen und zur Buchung der Einzelzahlungsverkehre genutzt werden. Dabei wird die Sammlereigenschaft der Datei automatisch erkannt und die Zahlungsverkehrsbuchungen erfolgen nicht - wie sonst üblich - direkt über das (erkannte  oder ausgewählte) Bankkonto, sondern über das Konto zum Zahlungskenner "VRRI" ("Verrechnungen intern").

 

Die entsprechende Sammlerbuchung aus dem Bankumsatzrücklauf muss daher als entsprechende Gegenbuchung "per Bankkonto an Verrechnungskonto, intern" ausgeführt werden! Zur Kontrolle der vollständigen Aufteilung der Sammlerumsätze kann der Saldo des VRRI-Kontos herangezogen werden, der bei Vollständigkeit ausgeglichen ("0,00") sein muß.

 

So wird einerseits das Bankkonto in der Buchhaltung exakt entsprechend den Umsätzen in den Bankkontoauszügen gebucht, andererseits werden die einzelnen Zahlungseingänge oder - ausgänge detailiert zu- und ausgewiesen.

 

SEPA Lastschrift-Mandat

Nachrichten-Referenz, Sammler-Referenz, Zahlungsvorgangs-Referenz ... ... und letztlich für Lastschriften nun Mandats- Referenz, Mandats-Signaturdatum, Mandats-Typ.

 

Mandats-Referenz

Während die Gläubiger-Identifikation ("Gläubiger-Referenz") bei der Deutschen Bundesbank beantragt werden muß, handelt es sich bei der Mandats-Referenz um eine eindeutige Kennzeichnung einer Lastschriftvereinbarung, die vom Auftraggeber der Lastschrift bei der Bank, also vom Einreicher, vergeben wird. Wie bei Nachrichten-Referenz, Sammler- Referenz und Zahlungsvorgangs-Referenz hilft die Software auch bei der Erstellung der Mandats-Referenz.

 

Woher kommt die Mandats-Referenz?

Hier kann sich der Auftraggeber etwas "ausdenken", allerdings muß dabei auf Eindeutigkeit geachtet werden, was eine entsprechende Archivierung erfordern würde.

Das geht auch einfacher: Digisoft-Software bietet in den Adressbüchern - also direkt bei Mieter, Eigentümer oder allgemeinen Debitoren - eine Kalkulationsroutine an, die aus Lastschrifttyp, Adresscode des Adressaten und dem eindeutigen Datensatz-Index eine Mandats-Referenz generiert.

 

Mandats-Referenz Format

Die Mandats-Referenz kann eine beliebige alpha-numerische Zeichenfolge sein; die Kalkulationsfunktion erstellt automatisch eine Referenz aus

• Lastschrifttyp: Ziffer '1' für Einmallastschrift - Ziffer '2' für Dauerhaft
• AdressCode: Entsprechender Eintrag des Anwenders
• Datensatzindex: Eindeutige 5-stellige Zahl

 

Da die Mandats-Referenz auch vom Lastschrifttyp abhängt, kann die Funktion nur angewendet werden, wenn der Lastschrifttyp ausgewählt wurde. Ebenso wird eine Generierung verhindert, wenn bereits eine Mandats-Referenz besteht. Dies verhindert die versehentliche Änderung dieser wichtigen Referenz.

 

Signaturdatum

Ebenfalls wichtig ist die Angabe eines Signaturdatum, also wann die Unterschrift zum Mandat gegeben wurde. Hier wird das Datum der Unterzeichnung des Mandats eingetragen.

Während der Eingabe der Adressdaten (Editmodus) kann mit einem Klick auf die Datenbezeichnung ("Signatur Datum") das aktuelle Tagesdatum übernommen werden. Während des Dateneingabemodus wird daher diese Datenbezeichnung unterstrichen dargestellt.

 

Gültigkeit der Lastschrift

Die Lastschrift wird erst gültig und damit aktiv, wenn die Option "Lastschrift" markiert wurde. So kann die Lastschrift bereits vorbereitet werden, ohne daß diese bereits dadurch aktiv wird.

 

Die Daten zum Lastschrift-Mandat werden nur für die SEPA-Lastschrift benötigt und ausgewertet. Für Lastschriften im bisherigen DTA-Format muß also nichts geändert werden.

 

Mandats-Referenz auch im "Allgemeinen Adressbuch" / "Adressbuch Lieferanten"?

Bei Lieferanten wird natürlich keine Mandats-Referenz vergeben. Da aber auch Lieferanten bei Vergabe der Lastschriftmöglichkeit eine Mandats- Referenz mitteilen müssen, kann dieser Eintrag als Vermerk zur Information für eine erhaltene Mandats-Referenz genutzt werden.

 

Export Adressdaten erweitert

Die neuen Daten zur SEPA-Lastschrift - wie auch zu BIC und IBAN - sind beim Export von Adressdaten enthalten und können daher für Anschreiben genutzt werden.

Online-Banking-Tool

Für den technischen Datenaustausch zwischen Computer (mit Software) und den Banken ist ein entsprechend installiertes Tool erforderlich. 

Hier wird gerne STARMONEY DELUXE empfohlen, das einerseits die von der Digisoft-Software erstellten SEPA-Dateien direkt importieren kann, um die Zahlungsanweisungen - direkt oder aufbereitet - an die Banken zu senden, andererseits die Bankumsätze von den Banken abholt und als Export zur Verfügung stellt.

Das Format der Bankumsatz-Export-Datei kann angepaßt werden - dies betrifft insbesondere die Spalten der Bankumsätze und das Zeichen-Format.

Spalten

Es sollten Spalten gewählt werden, die von der Digisoft-Software verarbeitet werden können (es müssen alle Informationen für die automatische Verbuchung der Zahlungsverkehre enthalten sein). In der Import-Tabelle ist dies an den größeren Spaltenbreiten erkennbar, nicht verarbeitbare Datenspalte-Bezeichnungen werden sehr schmal ausgeblendet.

Leuchtet die Anzeige "AutoBC" grün auf, so wurde die Zahlungsbank erkannt.

Zeichen-Format

Digisoft Software liest u.a. auch das Format UTF8, CSV ein und wandelt die UTF8-Texte in Windows-ANSI um.

UTF8 ist ein Standard-Zeichen-Format, dass im Internet eingesetzt wird.